社員の勤務中の行動が気になるとき｜素行調査を依頼する前に企業が確認したいこと
matumotoiyashi営業に出た社員の行動が、どうも報告と合わない。
長時間連絡が取れないことがある。
勤務時間中に、仕事とは関係のない行動をしているのではないか。
会社を経営していると、従業員の行動について疑問を持つことがあります。
そんなとき、
「探偵に調べてもらえば分かるのではないか」
と考えることもあるでしょう。
実際、事実確認の手段として調査が検討される場合はあります。
ただし、社員の調査は、
「会社の社員なのだから自由に調べていい」
という単純な問題ではありません。
調査を考える前に、まず確認しておきたいことがあります。
まず「何が問題なのか」を具体的にする
最初に整理したいのは、
何を確認したいのか
ということです。
たとえば、
「なんとなく勤務態度が怪しい」
だけでは、調査の目的がはっきりしません。
一方、
「外回りとして報告された時間と訪問記録が合わない」
「業務車両の使用状況と報告内容に継続的な食い違いがある」
「勤務時間中の長時間の所在不明が繰り返されている」
など、会社が確認したい事実が具体的になれば、その問題に対してどの方法が適切なのかを考えやすくなります。
大切なのは、
「社員を調べたい」ではなく、「会社として何を確認する必要があるのか」
を明確にすることです。
外部調査の前に、社内で確認できることもあります
疑問があるからといって、最初から外部の調査会社へ依頼する必要があるとは限りません。
勤怠記録。
業務日報。
営業報告。
経費精算。
社用車の利用記録。
会社が適法に管理している業務上の記録などから確認できることもあります。
また、単純な報告ミスやコミュニケーション不足によって、会社側が行動を把握できていない可能性もあります。
まず、
社内で確認できる事実と、確認できない事実を分ける。
それから外部調査が必要なのかを考える方が合理的です。
従業員にもプライバシーがあります
社員の行動について会社が確認する必要が生じることはあります。
一方で、従業員に関する情報も、内容によっては個人情報保護法の対象になります。
そのため、
「会社が雇っている人だから、どこまで調べても問題ない」
とは考えない方がいいでしょう。
会社による従業員のモニタリングについても、目的を明確にすることや、社内規程・実施ルールなどを整えることが重要とされています。
調査できるかどうかと、会社としてその調査を行うことが適切かどうかは、分けて考える必要があります。
「解雇するための証拠集め」を目的にしない
ここは特に慎重に考える必要があります。
社員に問題があると思っていても、
「辞めさせる材料を探すために調査する」
という発想から始めるのはおすすめしません。
解雇や懲戒処分が可能なのか。
どのような事実確認が必要なのか。
その資料をどのように扱うべきなのか。
これらは労務・法律上の判断を伴います。
こころ調査室が、
「この証拠があれば解雇できます」
「これを撮れば懲戒処分できます」
と判断することはありません。
処分を検討している場合には、調査を始める前に弁護士や社会保険労務士などの専門家へ相談することも検討してください。
その結果、
「この事実を確認する必要がある」
となった場合に、初めて外部調査を検討するという順序もあります。
調査会社へ相談するときに伝えること
外部調査が必要だと考えた場合には、
「社員を尾行してください」
だけではなく、
何を確認したいのか
を具体的に伝えてください。
たとえば、
「○曜日の外回りについて報告との違いを確認したい」
「特定の時間帯について勤務実態を確認したい」
など、目的が具体的であるほど調査範囲を整理しやすくなります。
そして見積もりでは、
何名で調査するのか。
何時間なのか。
何が料金に含まれるのか。
追加費用は何か。
どのような形で結果が報告されるのか。
なども確認してください。
調査料金については、
探偵の料金はいくらかかる？｜契約前に確認したい費用と見積もりのポイント
でも詳しく説明しています。
調査で分かることにも限界があります
調査をすれば、社員のすべてが分かるわけではありません。
確認できるのは、調査を行った日時・場所・範囲で把握できた事実です。
ある日に問題となる行動が確認されなかったからといって、
「今まで一度もなかった」
と証明できるわけではありません。
反対に、一度確認された行動だけで、その背景や本人の意図まですべて判断できるわけでもありません。
だから調査結果は、
会社が判断するための材料の一つ
として扱う必要があります。
こころ調査室では、目的が曖昧なまま調査を勧めません
こころ調査室の調査サービスでは、
まず、
何が起きているのか。
何を確認したいのか。
なぜ確認する必要があるのか。
を伺います。
そのうえで、
社内で確認できることなのか。
法律・労務の専門家へ先に相談した方がいいのか。
外部調査という方法が適しているのか。
を整理します。
「調査の相談をした＝調査契約をする」ではありません。
見積もりを確認した結果、
「今回は調査しない」
という判断でも構いません。
こころ調査室が心理カウンセリングと必要に応じた調査を行っている理由については、
「なぜ『こころ調査室』という名前なのか｜カウンセリングと調査を行う理由」
でも説明しています。
問題が確認されたあと、社員にもう一度期待するという選択肢
事実確認の結果、社員に問題が見つかったとしても、「処分する」「辞めてもらう」だけが選択肢とは限りません。
会社として今後も力を発揮してほしい社員であれば、経営側がその社員をどう評価し、何を期待しているのかを伝えながら、本人の考えを聞くという方法もあります。
こころ調査室では、そのための「社員カウンセリング」も行っています。
詳しくは、「勤務態度に問題がある社員を辞めさせる前に｜『社員カウンセリング』という選択肢」をご覧ください。
調査を始める前に、一度立ち止まって確認する
社員の行動に疑問があると、
「本当は何をしているのか知りたい」
と思うのは自然なことです。
でも企業として調査するのであれば、
何のために調査するのか。
その事実は本当に調査で確認する必要があるのか。
社内規程や個人情報・プライバシーの問題は整理できているか。
調査結果を何に使うのか。
ここまで考えてから依頼する方がいいでしょう。
必要であれば、法律・労務の専門家にも確認する。
そのうえで事実確認が必要なら、調査という手段を検討する。
こころ調査室では、
調査ありきではなく、「何を確認する必要があるのか」を整理するところから
相談を受けています。
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